Wyzwanie: Koszty remontów wymykające się spod kontroli
W firmie realizującej remonty mieszkań sytuacja wyglądała znajomo:
- faktury w mailach,
- paragony w samochodach,
- zdjęcia dokumentów na WhatsAppie,
- brak centralnej historii zakupów.
Pojawiały się pytania:
- Gdzie kupowaliśmy te płytki?
- Ile kosztowała ta farba?
- Czy ten materiał można jeszcze zwrócić?
Odpowiedź wymagała przeszukiwania maili lub dzwonienia do pracowników.
Rozwiązanie: Inteligentny System Indeksowania Wydatków
Zbudowaliśmy system, który:
- automatycznie odczytuje faktury (OCR),
- klasyfikuje produkty,
- zapisuje je w ustrukturyzowanym arkuszu,
- umożliwia wyszukiwanie językiem naturalnym.
Kluczowe elementy wdrożenia
Automatyczna digitalizacja
Każda faktura trafia do systemu i jest przekształcana w dane:
- produkt,
- cena,
- sklep,
- data,
- termin zwrotu.
Semantyczna wyszukiwarka AI
Zamiast filtrować kolumny, użytkownik pyta:
„Ile płaciliśmy za płytki 60×60 w ostatnim kwartale?”
System odpowiada w kilka sekund.
Kontrola zwrotów
Największe straty często wynikają z braku kontroli terminów.
System wysyła powiadomienie:
„Za 3 dni mija termin zwrotu materiału o wartości 3 200 zł.”
Dlaczego automatyzacja kosztów to realna przewaga?
W branży remontowej marża bywa niska.
Różnice cenowe i brak kontroli nad materiałami potrafią „zjeść” zysk z projektu.
W tym projekcie skupiliśmy się na:
- transparentności kosztów,
- eliminacji strat,
- przyspieszeniu decyzji zakupowych.
Efekty
- Usprawnienie pracy zespołu
- Pełna historia zakupów
- Kontrola cen i dostawców
- Eliminacja strat na niewykorzystanych materiałach